Kamis, 23 Februari 2012

Macam dan Tugas Sekretaris


Berdasarkan ruang lingkup dan tanggung jawab sekretaris dapat dibedakan menjadi 2 (dua) macam yaitu:

Sekretaris eksekutif
adalah sekretaris yang juga berfungsi sebagai manajer karena secara langsung atau nyata menjalankan fungsi manajer eksekutif yang memiliki bawahan. Sekretaris eksekutif ini pada umumnya merupakan sekretaris untuk satu unit organisasi, contohnya: sekretaris dewan, sekretaris jenderal, sekretaris wilayah, sekretaris inspektorat jenderal, sekretaris yayasan, dan lain-lain.
Sekretaris pribadi
Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran untuk membantu seseorang tertentu dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai atau staf dari suatu organisasi atau perusahaan tetapi diangkat dan digaji oleh perorangan.
Seorang sekretaris pribadi harus selalu berusaha untuk mengenal sifat-sifat dan pribadi pimpinannya sendiri, baik itu adat kebiasaan, kegemaran atau hobi, kelebihan dan kekurangan pimpinan. Sebagai sekretaris pribadi tidak berarti bahwa ia tidak bertanggung jawab kepada unit kerjanya, tetapi ia tetap terikat kepada status kepegawaiannya.
Macam-macam Sekretaris Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja
Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerjanya macam sekretaris dapat dibedakan menjadi 2(dua) macam yaitu:

Sekretaris senior
Sekretaris senior adalah sekretaris yang sudah memiliki banyak pengalaman yang mantap, dapat berdiri sendiri dalam mengatasi masalah yang timbul di dalam pelaksanaan tugasnya.
Sekretaris junior
Sekretaris junior adalah sekretaris yang baru memulai kariernya atau baru bekerja dan belum mempunyai banyak pengalaman karena ia baru keluar dari pendidikan sekretaris.
Sekretaris junior ini perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang sekretaris senior untuk memperoleh tambahan ilmu dan pengalaman.

Tugas sekretaris
Berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris dikelompokkan menjadi 8(delapan) yaitu:
Tugas-tugas Rutin
Yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugas ini meliputi:
Membuka surat.
Menerima dikte.
Menerima tamu.
Menerima telepon.
Menyimpan arsip/surat.
Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.


Tugas-tugas Khusus
Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesainnya secara khusus. Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi:
Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.
Menyusun surat rahasia (confidential).
Menyusun acara pertemuan bisnis.
Pembelian kado atau cindera mata.


Tugas-tugas istimewa
Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain:
Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.
Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.
Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.
Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau ansuransi dari suatu badan atau instansi.
Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.
Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.
Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.


Sabtu, 14 Januari 2012

Pengolahan Data dengan Word Prosesor

Word Prosesor (pengolah data) adalah program yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan yang berkaitan dengan tulis menulis, seperti menulis surat, naskah, makalah, berita, reportasi, karya tulis (skripsi tesis, disertasi).
Program pengolahan data ini banyak digunakan oleh berbagai kalangan proteksi, misalnya manajer, sekretaris, wartawan, siswa, mahasiswa, karyawan, pengacara dan pengarang.
Dengan menggunakan program pengolah kata, pekerjaan pengetikan biasa diselesaikan lebih cepat dan efisien. Setiap kali terjadi perubahan pada bagian tulisan, kita tidak perlu mengetik ulang seluruhnya atau melakukan penghapusan karena akan menambah waktu pengerjaan, kita hanya tinggal menghapus bagian yang salah saja.

THIS LOVE

I was so high I did not recognize
The fire burning in her eyes
The chaos that controlled my mind
Whispered goodbye and she got on a plane
Never to return again
But always in my heart

This love has taken its toll on me
She said Goodbye too many times before
And her heart is breaking in front of me
I have no choice cause I won't say goodbye anymore

I tried my best to feed her appetite
Keep her coming every night
So hard to keep her satisfied
Kept playing love like it was just a game
Pretending to feel the same
Then turn around and leave again

This love has taken its toll on me
She said Goodbye too many times before
And her heart is breaking in front of me
I have no choice cause I won't say goodbye anymore

I'll fix these broken things
Repair your broken wings
And make sure everything's alright
My pressure on her hips
Sinking my fingertips
Into every inch of you
Cause I know that's what you want me to do