Mengelola Dokumen Kantor

Sumber http://rosemareta.blogspot.com

Proses dokumen-dokumen kantor

A. Pengertian surat
Ada beberapa pengertian tentang surat menurut beberapa ahli :

1. Menurut W.J.S. Poerwadarminta dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia menjelaskan bahwa surat adalah kertas yang bertuliakan atau alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis
2. Menurut Drs. Egelbertus martono menyatakan bahwa surat hanyalah secarik kertas yanng bertuliskan berita namun berperan sebagai piranti komunikasi individu atau kelompok
3. Menurut H. Suhanda Panji menyatakan surat adalah sehelai kertas atau lebih yang membuat suatu bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain baik atas nama pribadi maupun kedudukan dalam organisasi atau kantor

B. Jenis surat dibagi menjadi :

1. dilihat dari sisi,bentuk,isi dan bahasanya
a. Surat resmi / Dinas
b. Surat tidak resmi / Pribadi
c. Surat setengah Resmi
d. Surat dinas pribadi
e. Surat dinas swasta
f. Surat niaga
g. Surat dinas pemerintah

2. Berdasarkan wujud surat
a. Surat bersampul
b. Surat terbuka
c. Surat tertutup
d. Memorandum dan nota
e. Surat biasa

3. Berdasarkan keamanan isinya
a. Surat sangat rahasia
b. Surat rahasia
c. Surat konfidensial

4. Berdasarkan proses penyelesainnya
a. Surat kilat
b. Surat segera
c. Surat biasa

C. Fungsi Surat

1. Wakil pribadi, kelompok, atau suatu organusasi untuk berhadapan dengan   pribadi, kelompok atau organisasi lain.
2. Dasar atau pedoman untuk bekerja, misalnya surat keputusan dan surat tugas.
3. Buku tertulis yang otentik hitam di atas putih yang memiliki kekuatan hukum atau yuridis, misalnya surat jual beli surat wakaf, atau pembagian warisan.
4. Alat pengingat atau arsip jika sewaktu- waktu diperlukan serta
5. Dokumen historis yang memiliki nilai kesejarahan, misalnya untuk menelusuri peristiwa penting masa lalu.

D. Bagian bagian surat

1. Kepala surat
2. Nomor surat
3. Perihal/hal
4. Lampiran
5. Tanggal surat
6. Alamat dalam/alamat tujuan
7. Salam pembuka
8. Isi surat, isi surat terdiri dari :
a. kalimat pembuka b. Isi surat yang sebenarnya c. kalimat penutup
9. salam penutup
10. Tanda tangan
11. nama terang
12. Tembusan inisial dan lain lain 

E. Bentuk bentuk surat
Sebelum membahas berbagai bentuk surat, ada baiknya mengetahui lebih dahulu apa itu bentuk surat. Yang dimaksud dengan bentuk surat ialah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Masing-masing bagian itu mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan perannya, terutama sebagai petunjuk atau identifikasi untuk memproses surat tersebut. Ada berbagai bentuk surat, yang satu sama lain berbeda pemakaiannya sesuai dengan kebiasaan instansi atau gaya masyarakat tertentu. Pada dasarnya hanya dua bentuk surat yang dapat dibedakan secara tajam, sedangkan bentuk-bentuk lainnya sekedar variasi-variasi yang merupakan modifikasi dari kedua bentuk utama tersebut. Kedua bentuk utama itu adalah bentuk lurus atau bentuk balok ( block style ) dan bentuk lekuk atau bentuk bergerigi ( indenteed style ). Sedangkan variannya yang berdiri di antara keduanya ialah bentuk setengah lurus atau bentuk setengah balok ( semi block style ). Selain itu masih ada bentuk lurus penuh ( full block style ), dan bentuk surat dinas / resmi ( official style ).Bentuk-bentuk surat tersebut sebenarnya adalah model / bentuk surat Eropa dan Amerika. Bentuk lekuk ( indenteed style ) adalah model Eropa lama, bentuk lurus ( block style ) adalah model Amerika, sedang bentuk setengah lurus ( semi block style ) adalah model Eropa baru.
1. Full Block Style

2. Block Style

3. Semi Block Style

4. Indenteed Style

5. hanging Paragraf Style

F. Dokumen
Dokumen merupakan salah satu hal yang sangat penting karena merupakan sumber informasi yang diperlukan oleh suatu instansi, organisasi atau negara. tanpa dokumen kita akan kehilangan data-data yang diperlukan untuk kegiatan kantor/organisasi masa yang akan datang. Salah satu dokumen kantor yang perlu disimpan ialah surat.

Dasar Surat Menyurat
A. Kelebihan surat
Kemajuan tehnologi komunikasi yang sangat pesat membuat peranan surat sebagai sarana informasi dan penyampaian berita digfantikan oleh telepon, telegrap, telex, radio, faximile, televisi, atau hp.

Namun surat mempunyai beberapa kelebihan dibandingkan dengan alat komunikasi yang lain yaitu

1. Surat dapat dijadikan bukti otentik karena jelas ada tanda tangan dan cap perusahaan
2. Surat dapat merekam informasi secara panjang lebar, terperinci, dan terurai
3. Surat lebih dapat menyimpan rahasia dibandingkan telepon yang mungkin dapat disadap orang lain
4. Setiap kata kata dan kalimat dalam penyampaian berita dengan surat bisa diperkirakan dengan seksama untuk menghilangkan perasaan yang tidak enak
5. Surat lebih efektif karena informasi itu asli sesuai dengan sumbernya
6. Pembuatan dan pelaksanaan surat lebih murah
7. Surat lebih memasyarakat
8. Alat-alat dan perlengkapan surat mudah didapat.